Em um empreendimento, existem diversos fatores que influenciam seu bom
funcionamento. Para garantir uma gestão de condomínio eficiente, é preciso
contar com uma boa administração da área jurídica, financeira, pessoal,
patrimonial e também, da área digital. Com isso, o condomínio ganha
processos ágeis, transparentes e uma boa saúde financeira.
Pensando nisso, elaboramos esta lista com 10 dicas para uma gestão de
condomínio eficiente. Você também saberá como a sua administradora de
condomínio pode ajudar em todos os pontos. Confira:
1 - Faça uma boa gestão de fornecedores
Como em qualquer empresa, a gestão de fornecedores vai muito além de
realizar com três parceiros diferentes. É preciso analisar se o escopo do
serviço está adequado com as necessidades do condomínio e, se necessário,
fazer a busca por novas opções.
Também é preciso entender que, todos os anos, os contratos sofrem reajustes
de acordo com a inflação e o IGP-M (Índice Geral de Preços do Mercado).
Dessa maneira, uma dica da Valore Condomínios é sempre acompanhar os
valores contratuais e realizar renegociações quando necessário.
2 - Conheça plataformas de automação
Nos condomínios, plataformas de automação ajudam a reduzir custos e
facilitam o fluxo de operação.
A mais conhecida delas, a portaria remota é um fator no qual o síndico pode
pensar ao realizar a gestão do condomínio. Além de também reduzir custos,
devido à redução do quadro de funcionários, também auxilia na segurança do
empreendimento.
Contudo, antes de contratar um serviço de portaria virtual, é preciso se
certificar de que o formato é adequado para o perfil do condomínio. Nesse
momento, é preciso consultar os moradores e pensar em todos benefícios e
malefícios que o sistema pode gerar para o condomínio.
3 - Pense na terceirização de funcionários
Ainda pensando em redução de custos, a terceirização dos funcionários do
condomínio permite que o condomínio economize verba com as folhas de
pagamento.
A terceirização também permite que a gestão do condomínio seja mais ágil,
pois questões como conferência de horas extras e comportamentais são
responsabilidades da empresa terceira. Além disso, existe uma maior facilidade
para fazer substituições e coberturas quando necessário.
Porém, assim como citado no tópico anterior, é necessário consultar os
condôminos e tomar a decisão em conjunto. Muitos moradores preferem morar
em condomínios em que os mesmos funcionários trabalham por anos, o que
causa um maior senso de comodidade!
4 - Acompanhe a inadimplência
Uma das maiores dores dos síndicos, conselheiros e dos moradores mais
atentos, a taxa de inadimplência no condomínio é um dos principais
contribuintes para um má saúde financeira do empreendimento. Porém,
existem diversas formas de controlar esse índice.
O primeiro passo, é a criação de uma régua amigável de cobrança. Nesse
momento, a ajuda da administradora é essencial. Nesse método, e-mails
automáticos são enviados aos moradores com lembretes do vencimento dos
boletos.
Outra prática simples, é incentivar os condôminos a cadastrarem o CNPJ do
emissor de boletos em DDA (Débito Direto Automatizado) no aplicativo do
banco. Dessa maneira, assim que a empresa emitir os boletos, o pagamento
será realizado de maneira automática.
Com esses dois métodos, você dribla o principal motivo da inadimplência em
condomínio: o esquecimento!
5 - Fique atento à prestação de contas
Aqui na Valore Condomínios, a parceria entre administradora e síndico ganha
destaque! Com uma prestação de contas disponibilizada em até 30 dias, o
síndico ganha mais agilidade para tomar decisões importantes. Muitas delas,
essenciais para a saúde financeira do condomínio.
A prestação de contas também torna a gestão do condomínio mais
transparente, devido ao número de informações que o documento demonstra.
Um ponto de atenção, é observar se o documento é disponibilizado também de
forma digital. Assim, o síndico não perde tempo esperando a impressão do
demonstrativo e ainda torna o condomínio sustentável.
Agora que você sabe a importância de uma prestação de contas ágil, fique
atento aos dois próximos tópicos!
6 - Tenha cuidado com as taxas extras
As taxas extras são os valores cobrados por algumas administradoras que
excedem a mensalidade paga pelo condomínio. Confira alguma das mais
comuns:
Realização de orçamentos: é a porcentagem cobrada por orçamentos e
cotações realizados com fornecedores.
Impressão de boletos e comunicados: são as taxas cobradas por boletos e
comunicados impressos pela administradora para o condomínio.
Sucesso de inadimplência: é a porcentagem cobrada por cada unidade que
deixou de ser inadimplente com o condomínio após a conciliação.
Ao assinar contrato com uma administradora, o síndico deve ficar atento com
essas taxas. No momento da assinatura, o valor cobrado pela administradora
pode parecer baixo, mas com os valores extras a conta sobe e pode acabar
ultrapassando o orçamento aprovado em assembleia.
Na Valore Condomínios, você só paga o valor assinado em contrato, sem
surpresas ao fim do mês! Se quiser saber mais,
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7 - Fuja da conta pool
A conta pool é uma conta aberta em nome da administradora, que serve para
armazenar e movimentar as finanças de diversos condomínios. Assim como as
taxas extras, a conta pool pode acabar passando despercebida, mas precisa
de atenção! Esse modelo de conta pode ser um fator prejudicial no processo de
gestão do condomínio.
Pelo fato de a conta ser registrada no nome da administradora, o resgate do
dinheiro para possíveis emergências é dificultado. Além disso, se a
administradora passar por algum problema financeiro, as finanças do
condomínio também são colocadas em risco.
Por isso, é extremamente importante exigir que o seu condomínio tenha uma
conta própria, registrada no CNPJ do empreendimento!
8 - Conheça a assembleia virtual
Como consequência da pandemia e do isolamento social, diversas mudanças
aconteceram nos condomínios brasileiros. Uma das principais, foi o surgimento
da assembleia virtual. Esse novo modelo causou insegurança e dúvidas em
alguns síndicos, porém, a adesão ao formato foi bem representativa.
De acordo com pesquisas realizadas pela equipe de operações da Valore
Condomínios, o engajamento dos moradores nas reuniões aumentou cerca de
30% com a chegada das assembleias virtuais.
Esse dado deve ser observado de maneira extremamente positiva. Afinal, a
gestão de condomínio se torna mais fácil e fluída com a participação dos
moradores!
9 - Dê preferência para um atendimento multicanal
Quando a administradora oferece diversos canais para atendimento, o síndico
ganha maior liberdade e agilidade para fazer suas solicitações. Com e-mail,
chat do aplicativo, telefone ou whatsapp, o síndico e até mesmo os moradores
podem fazer solicitações e tirar dúvidas de qualquer lugar!
Para garantir que a gestão do seu condomínio será ágil, confira os SLAs
(Acordo de Nível de Serviço, em português) da sua administradora. Ou seja,
quanto tempo a empresa de gestão de condomínio leva para dar uma resposta
para sua solicitação e resolvê-la de fato. Aqui na Valore Condomínios, por
exemplo, nosso SLA é de 4 horas para o primeiro atendimento!
10 - Use a tecnologia em seu favor
Entre outros fatores, a chegada da assembleia virtual serviu para provar que o
digital já faz parte dos condomínios. Não há mais como fugir. Contudo, é
preciso saber usá-la em seu favor.
Sendo assim, busque uma administradora de condomínios que possua uma
plataforma própria, forneça as tecnologias necessárias para realizar
assembleias e tenha uma boa comunicação. A tecnologia permite que a gestão
de condomínio seja mais ágil, transparente e inovadoras. Isso tudo impacta
diretamente na valorização do patrimônio e qualidade de vida dos moradores!!
Conclusão
Nesse post, você conferiu 10 dias para uma gestão de condomínio eficiente. O
que acha de dar mais um passo e colocar essa teoria na prática? A Valore
Condomínios pode te ajudar!
