Este é um assunto um tanto quanto delicado, pois é necessário ter muito
cuidado ao abordá-lo, principalmente, se este pedido for realizado somente
pelo responsável do condomínio, o síndico, pois, pode ser visto pelos
moradores e conselho, como uma forma de benefício ou vantagem pessoal.
Caso a questão não seja essa, o ideal é convocar os conselheiros ou uma
assembleia no condomínio, para que seja analisada a possibilidade, explanar
os motivos da troca e se existe algum tipo de disposição sobre o assunto.
Apesar de o Código Civil estabelecer os poderes do síndico, no artigo 1.348,
IX, §1o, que diz: “o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os
poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação
da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”, o cenário ideal, é
que o Síndico consulte os membros do conselho, que são eleitos para lhe
auxiliar, para prevenir problemas futuros. Não é interessante para o Síndico
assumir sozinho uma decisão que possa lhe gerar incômodos futuros. Se de
fato, a atual administradora não está desempenhando uma boa prestação de
serviços, com certeza, os conselheiros serão da mesma opinião e poderão
assumir a troca em conjunto com o Síndico, visando a melhoria na
administração geral do condomínio.
Vale lembrar que, é preciso observar o que consta nas leis internas do
condomínio ou em eventual deliberação em assembleia sobre o assunto. Por
isso, é interessante abrir o diálogo com os moradores para manter a
transparência na gestão.
Qual o primeiro passo?
O Síndico deve ler o contrato da empresa, pois existe um tempo solicitado pela
administradora (em média de 30 a 60 dias), para encerrar os serviços, solicitar
os documentos necessários para a rescisão do contrato e em paralelo, pode
realizar o levantamento de outras administradoras e posteriormente, convocar
os conselheiros ou uma assembleia para definir a próxima empresa.
Documentos que deverão ser entregues pela administradora:
No momento da transição de empresas a atual deve entregar todos os
documentos que comprovem a sua administração, o site direcional
condomínios listou os mais importantes, entre eles, estão:
Convenção e Regulamento Interno;
Cartão do CNPJ e Comprovante da Certificação Digital;
Livros das atas, Registro de Empregados e Inspeção do Trabalho;
Pastas dos Funcionários, contendo: laudos referentes ao cumprimento do PCMSO – NR 7; Relatórios do PPRA – NR 9 e CIPA – NR 5; Folhas de Pagamentos; Cartões ou Folhas de Ponto; Guias de recolhimentos (INSS; FGTS; PIS; Sindicatos; COFINS/CSLL/PIS; RAIS; DIRF etc.);
Taxa de Funcionamento dos Elevadores;
Contratos de todos os serviços prestados ao condomínio, inclusive Apólice de Seguro;
Cadastro dos moradores;
Cópias dos contratos de compra dos apartamentos pelos condôminos;
Pastas das comunicações enviadas aos condôminos e multas aplicadas por desrespeito à Convenção e ao Regulamento Interno;
Acordos realizados com os inadimplentes;
Relatório referente às últimas emissões dos boletos;
Pastas de Prestação de Contas;
Orçamentos dos últimos cinco anos;
Laudos: limpeza das caixas d’água; desinsetização; limpeza da caixa de gordura; para-raios; rede de gás; instalações elétricas; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Brigada de Incêndio etc.
Claro que, esses são os primeiros passos para realizar a troca com
transparência e responsabilidade. Por isso, toda documentação que será
repassada para a nova empresa, deve conter uma carta com a listagem de
todos os documentos entregues e protocolada pelo síndico. Nenhum
documento deve ficar sob o poder da administradora antiga, conforme relatado
no art. 305 do Código Penal.
Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da
administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em
assembleia. Se caso, a troca for por outro motivo, é de direito do condomínio
cancelar o contrato por meio de uma carta de rescisão de contrato com
administradora de condomínio, porém, é também dever, arcar com possíveis
multas decorrentes.
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